Datenschutzerklärung Kundenportal

Stand: 30. Oktober 2021

Der Schutz und die Sicherheit Ihrer Daten ist für INTERSEROH Dienstleistungs GmbH ein wichtiges Anliegen, das wir in allen unseren Geschäftsprozessen berücksichtigen. In dieser Datenschutzerklärung möchten wir Ihnen daher einen Überblick über die datenschutzrelevanten Aspekte unseres Website geben, deren Zweck in erster Linie die kundenfreundliche Verwaltung der zwischen Ihnen und uns geschlossenen Verträge darstellt.

Wann gilt diese Datenschutzerklärung?

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website von INTERSEROH Dienstleistungs GmbH unter der Domain www.interseroh-portal.de/Kundenportal (im Folgenden „Website“).

1. Verantwortlichkeit und Ansprechpartner

Verantwortlicher im Sinne der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dieser Website ist die

INTERSEROH Dienstleistungs GmbH

Stollwerckstr. 9a

51149 Köln

Wenn in dieser Datenschutzerklärung von „wir“, „uns“ oder „Portal“ gesprochen wird, ist damit die INTERSEROH Dienstleistungs GmbH als datenschutzrechtlich Verantwortlicher gemeint.

Den Datenschutzbeauftragten von www.interseroh-portal.de/Kundenportal erreichen Sie unter datenschutz@interseroh.com oder per Post an die oben genannte Anschrift mit dem Zusatz „z.Hd. des Datenschutzbeauftragten“.

2. Datenverarbeitung beim Besuch unserer Website

Beim Besuch unserer Website werden zum einen Zugriffsdaten, die von Ihrem Browser automatisch an uns übermittelt werden, gespeichert. Dies umfasst beispielsweise Ihre Online- Kennungen (z.B. IP-Adresse, Session-IDs, Geräte-IDs); Angaben zum verwendeten Webbrowser und Betriebssystem; die Namen der angeforderten Dateien (d. h. welche Texte, Bilder usw. Sie sich auf in unserem Portal angeschaut haben); die Spracheinstellungen Ihres Browsers, ggf. Fehlerberichte sowie die Zeitpunkte der einzelnen Zugriffe

Die Verarbeitung dieser Zugriffsdaten ist erforderlich, um Ihnen den Besuch und die komfortable Nutzung unseres Portals zu ermöglichen und deren dauerhafte Funktionsfähigkeit und Sicherheit zu gewährleisten.

Die Zugriffsdaten werden zudem kurzfristig in internen Logfiles gespeichert, um statistische Angaben über die Nutzung unseres Portals zu erstellen. Dies ermöglicht es uns, das Portal im Hinblick auf die Nutzungsgewohnheiten und technische Ausstattung unserer Nutzer laufend zu optimieren und weiterzuentwickeln sowie Störungen und Sicherheitsrisiken zu beseitigen. Die Logfiles werden für 30 Tage gespeichert und anschließend gelöscht.

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (Interessensabwägung auf Grundlage unserer oben genannten berechtigten Interessen).

3. Mengenmeldungen im Portal

Meldungen mit Kundenkonto

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, ein persönliches Kundenkonto für unsere Website („Kundenkonto“) einzurichten. Die Registrierung verläuft folgendermaßen:

1. Anmeldung zur Registrierung

Sie füllen folgende Pflichtfelder aus:

  • Angabe der Hersteller-Nummer, die Ihnen mit Vertragsschluss zur Verfügung gestellt wurde
  • Eingabe des Initialpasswortes, das Ihnen ebenfalls nach Vertragsschluss postalisch zur Verfügung gestellt wurde

2. Registrierung: Schritt 1

Sie füllen folgende Pflichtfelder aus:

  • Anrede
  • Vorname
  • Nachname
  • Telefon
  • Faxnummer
  • E-Mail-Adresse

3. Registrierung: Schritt 2

  • Sie bestätigen die Nutzungsbedingungen für die Website, die Ihnen in einem separaten Fenster zur Verfügung gestellt werden

4. Registrierung: Schritt 3

Ihre von Ihnen eingegebenen Anmeldedaten werden in einer Übersicht zur Bestätigung oder gegebenenfalls zur Korrektur gelistet. Anschließend sind folgende Pflichtfelder auszufüllen:

  • Kennwort und Bestätigung des Kennworts

5. Mitbenutzer anlegen

Ein Mitbenutzer ist ein Nutzer aus Ihrem Unternehmen, den Sie zusätzlich als Benutzer unter dem Menüpunkt „Stammdaten/Benutzer“ durch Aktivierung des Buttons „Neuen Benutzer anlegen“ und Ausfüllen der hinterlegten Pflichtfelder (identisch mit denen bei Erstregistrierung) hinzufügen. Sie können diesem „neuen Benutzer“ die Berechtigung zur Bearbeitung einzelner Verträge durch Setzen eines entsprechenden Hakens entsprechend der relevanten Verträge zuordnen. Sie wählen aus, ob der neue Nutzer hierüber automatisch per E-Mail informiert werden soll.

Nach Abschluss der Registrierung durch Aktivierung des Buttons „Kennwort übernehmen und abschließen“, erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link zur Bestätigung Ihrer Registrierung an die von Ihnen angegebene E-Mail Adresse. Nach Bestätigung durch Anklicken des Links können Sie sich unter Verwendung Ihres gewählten Passwortes im Portal anmelden. Die von Ihnen angegebenen Daten verarbeiten wir zur Einrichtung und Bereitstellung Ihres Kundenkontos, zur Vertragsverwaltung und -erfüllung. Die Zwecke richten sich in erster Linie nach der von Ihnen beauftragten Leistung, beispielsweise Registrierung von Verkaufsverpackungen im Dualen System, Registrierung von Transportverpackungen und/oder Elektro-Schrott und umfassen beispielsweise:

6. Zahlungsabwicklung

7. Weitergabe Ihrer Daten an Dritte, insbesondere bei Registrierungen im Dualen System im Rahmen der Vollständigkeitserklärung

8. Rechtsanwälte oder Inkassounternehmen bei Nichtzahlung

9. Durchführung des Kundenservice

10. Um Sie bei Leistungshindernissen kontaktieren zu können

Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung Ihrer Daten ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO.

4. Kontaktformular

Ihre Nachrichten und Mitteilungen

Sie haben die Möglichkeit, uns über die Funktion „Kontaktformular“ Nachrichten und auch Dateien (z. B. PDF-Dokumente) zukommen zu lassen. Wir erfassen alle Angaben und Daten, die Sie uns über das Kontaktformular mitteilen. Die für diese Funktionen notwendigen Pflichtangaben sind kenntlich mit einem Stern gemacht und umfassen:

11. Anrede

12. Vorname

13. Nachname

14. E-Mail Adresse

15. Telefon

16. Faxnummer

17. Betreff

18. Nachricht

Ihre Angaben werden von uns ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Anliegens verwendet. Zudem haben Sie die Möglichkeit unter dem Menüpunkt „Informationen/Dokumente/Allgemeine Dokumente“ verschiedene Dokumente, die im Rahmen der Vertragserfüllung zur Bestätigung für Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater relevant sein können, auszufüllen. Die Angaben beim Ausfüllen dieser Dokumente werden von uns nicht an Dritte weitergegeben.

Die unter dieser Ziffer 1 anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

2. Eine Weitergabe Ihrer Nachricht an ein anderes Interseroh-Unternehmen oder an externe Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist (beispielsweise leiten wir Ihre Nachricht an ein anderes Interseroh Unternehmen weiter, wenn dieses für Ihr Anliegen zuständig ist). Falls Sie nicht möchten, dass Ihre Nachricht möglicherweise an ein anderes Unternehmen weitergegeben wird, können Sie uns dies – selbstverständlich auch vorsorglich – direkt in Ihrer Nachricht mitteilen. Wir werden Ihre Nachricht dann ohne solche Angaben, anhand derer Sie identifiziert werden könnten (z. B. Ihren Namen, Kundennummern oder Kontaktdaten) an das andere Unternehmen weitergeben.

Rechtsgrundlage für die oben beschriebene Datenverarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO. Soweit Sie in die Weitergabe oder anderweitige Verarbeitung der von Ihnen mitgeteilten Daten eingewilligt haben, ist die Rechtsgrundlage Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO.

5. Weitere Verarbeitungszwecke

Angaben, die Sie uns bei der Registrierung für ein Kundenkonto oder im Zusammenhang mit Bestellungen und vorvertraglichen Maßnahmen mitteilen, verwenden wir außerdem zu folgenden Zwecken:

19. Zusendung von Werbung per Post und Produktempfehlungen auf Grundlage Ihrer bisherigen Bestellungen (jeweils sofern Sie nicht widersprochen haben; zu Ihrem Widerspruchsrecht siehe Ziffer 16)

20. Wir erlauben uns, ihre Adressdaten einschließlich E-Mail für zulässige Direktwerbung im Rahmen unseres Vertragsverhältnisses zu verwenden. Sie sind berechtigt, einer Direktwerbung jederzeit telefonisch, schriftlich oder per E-Mail mit Wirkung für die Zukunft zu widersprechen (siehe Ziffer 16). Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte zu Werbezwecken erfolgt nicht.

21. interne Statistik- und Marktforschungszwecke

22. Verhinderung und Aufklärung von gegen INTERSEROH Dienstleistungs GmbH gerichteten Straftaten (z. B. unbefugte Zugriffe auf Kundenkonten)

Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung Ihrer Daten ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (Interessensabwägung auf Basis unserer oben genannten berechtigten Interessen).

6. Cookies

Wir verwenden auf unseren Websites eigene Cookies und Cookies von Drittanbietern. Ein Cookie ist eine standardisierte Textdatei, die von Ihrem Browser für eine festgelegte Zeit gespeichert wird. Cookies ermöglichen die lokale Speicherung von Informationen wie bspw. Spracheinstellungen und temporären Identifikationsmerkmalen, die von dem Server, der das Cookie gesetzt hat, bei nachfolgenden Website-Aufrufen abfragt werden können. In den Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers können Sie die verwendeten Cookies einsehen und löschen. Sie können Ihre Browser-Einstellung entsprechend Ihren Wünschen konfigurieren und so z.B. die Annahme von Cookies von Drittanbietern oder allen Cookies ablehnen. Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie in diesem Fall möglicherweise nicht alle Funktionen unserer Websites nutzen können.

Unsere eigenen Cookies dienen dazu, Ihren Besuch auf unseren Websites nutzerfreundlicher und sicherer zu machen. Rechtsgrundlage der damit verbundenen Verarbeitung von anonymisierten Daten der technisch erforderlichen Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, da wir davon ausgehen, dass die Verarbeitung der Daten nicht nur in unserem, sondern auch in ihrem Interesse liegt. Die übrige Datenverarbeitung erfolgt, sofern Sie in diese eingewilligt haben; Rechtsgrundlage ist dann Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

Für die Webanalyse und Werbezwecke verwenden wir nach ihrer Zustimmung Cookies von Drittanbietern. Nähere Informationen dazu erhalten Sie unter den Ziffern 2.7. und 4 dieser Datenschutzerklärung.

Die von uns eingesetzten Cookies finden Sie hier.

7. Weitergabe von Daten

Wir geben Ihre Daten grundsätzlich nur weiter, wenn:

23. Sie nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben,

24. die Weitergabe nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse am Unterbleiben der Weitergabe Ihrer Daten haben,

25. wir nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c oder e DSGVO zur Weitergabe gesetzlich verpflichtet sind, insbesondere wenn wir gegenüber einer Behörde auskunftspflichtig sind) oder

26. die Weitergabe gesetzlich zulässig und nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen oder für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen.

7.2. Weitergabe an externe Dienstleister

Ein Teil der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenverarbeitung kann in unserem Auftrag durch externe Dienstleister erfolgen. Neben den in dieser Datenschutzerklärung genannten Dienstleistern können hierzu insbesondere Rechenzentren, die unser Portal und unsere Datenbanken speichern und betreuen, IT- Dienstleister, die unsere Systeme warten, sowie Beratungsunternehmen gehören.

Sofern wir Daten an unsere Dienstleister weitergeben, dürfen diese die Daten ausschließlich zur Erfüllung ihrer Aufgaben verwenden. Eine Verarbeitung Ihrer Daten durch die beauftragten Dienstleister erfolgt im Rahmen der Auftragsverarbeitung gemäß Artikel 28 DSGVO. Die Dienstleister wurden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt. Sie sind vertraglich an unsere Weisungen gebunden, verfügen über geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Rechte der betroffenen Personen und werden von uns regelmäßig kontrolliert.

Falls wir Ihre Daten über diese Datenschutzerklärung hinaus an einen Dienstleister mit Sitz in einem Staat außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumen (EWR) weitergeben, informieren wir Sie ggf. gesondert über diesen Umstand und auf welche konkreten Garantien der Datentransfer gestützt wird. Sofern Sie Kopien von Garantien zum Nachweis eines angemessenen Datenschutzniveaus erhalten möchten, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Ziffer 1).

8. Speicherdauer

Soweit in dieser Datenschutzerklärung keine anderen Angaben gemacht werden, speichern und verwenden wir Ihre Daten nur solange, wie dies zur Erfüllung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten oder die Zwecke, zu denen die Daten erhoben wurden, erforderlich ist. Allerdings nehmen wir nach Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen eine Einschränkung der Verarbeitung vor, d. h. Ihre Daten werden nur noch zur Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen eingesetzt.

Danach löschen wir die Daten unverzüglich, es sei denn, wir benötigen die Daten noch bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist zu Beweiszwecken für zivilrechtliche Ansprüche oder wegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Auch danach müssen wir Ihre Daten ggf. noch aus buchhalterischen Gründen speichern. Wir sind dazu wegen gesetzlicher Dokumentationspflichten verpflichtet, die sich aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung, dem Kreditwesengesetz, dem Geldwäschegesetz und dem Wertpapierhandelsgesetz ergeben können. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung von Unterlagen betragen zwei bis zehn Jahre.

Die Rechtsgrundlage der Speicherung Ihrer Daten zu Zwecken der Erfüllung von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO.

9. Ihre Rechte

Um Ihre im Folgenden beschriebenen gesetzlichen Datenschutzrechte geltend zu machen, können Sie sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Ziffer 1) wenden:

27. Ihnen steht jederzeit das Recht zu, Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu verlangen. Wir werden Ihnen im Rahmen der Auskunftserteilung die Datenverarbeitung erläutern und eine Übersicht der über Ihre Person gespeicherten Daten zur Verfügung stellen.

28. Falls bei uns gespeicherte Daten falsch oder nicht mehr aktuell sein sollten, haben Sie das Recht, diese Daten berichtigen zu lassen.

29. Sie können außerdem die Löschung Ihrer Daten verlangen. Sollte die Löschung aufgrund anderer Rechtsvorschriften ausnahmsweise nicht möglich sein, werden die Daten gesperrt, so dass Sie nur noch für diesen gesetzlichen Zweck verfügbar sind.

30. Sie können die Verarbeitung Ihrer Daten außerdem einschränken lassen, z. B. wenn Sie der Auffassung sind, dass die von uns gespeicherten Daten nicht korrekt sind.

31. Ihnen steht das Recht auf Datenübertragbarkeit zu, d. h. dass wir Ihnen auf Wunsch eine digitale Kopie der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten zukommen lassen.

Sie haben außerdem das Recht sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die für die INTERSEROH Dienstleistungs GmbH zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf.

10. Widerrufs- und Widerspruchsrecht

Möchten Sie von Ihren nachfolgenden Widerrufs- oder Widerspruchsrechten Gebrauch machen, genügt eine formlose Mitteilung an die an die oben unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.

Widerruf von Einwilligungen

Sie haben das Recht gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO, eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen verarbeiten, haben Sie das Recht, jederzeit gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einzulegen aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben. Geht es um einen Widerspruch gegen die Datenverarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das auch ohne die Angabe von Gründen von uns umgesetzt wird. Möchten Sie von Ihrem nachfolgenden Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine formlose Mitteilung an die an die oben genannten Kontaktdaten.

11. Datensicherheit

Wir unterhalten angemessene technische Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit, insbesondere zum Schutz Ihrer Daten vor Gefahren bei Datenübertragungen sowie vor der unbefugten Kenntniserlangung durch Dritte. Diese werden dem aktuellen Stand der Technik entsprechend jeweils angepasst. Zur Sicherung der von Ihnen auf unserer Website angegebenen persönlichen Daten verwenden wir den Transport Layer Security (TLS), der die von Ihnen eingegebenen Informationen verschlüsselt.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Gelegentlich aktualisieren wir diese Datenschutzerklärung, beispielsweise wenn wir unsere Portalseite anpassen oder sich die gesetzlichen oder behördlichen Vorgaben ändern. Wesentliche Änderungen werden wir in dieser Datenschutzerklärung dokumentieren und erforderlichenfalls die Zustimmung der von den Änderungen betroffenen Kunden und Nutzern eines Portal-Kundenkontos einholen.